Las personas hacen que el software funcione, no al revés.

La implementación de software es un desafío complejo que puede culminar en un gran éxito o en un rotundo fracaso. A lo largo de mi experiencia, he recopilado varias lecciones aprendidas que me gustaría compartir.

Como he mencionado en otras ocasiones, la incorporación de software y la digitalización no solo suponen un reto tecnológico, sino también un reto organizacional. Para lograr una implementación exitosa, es esencial modificar procesos y asegurar el involucramiento de los empleados. El mejor software del mundo fracasará en un entorno donde los usuarios no quieran usarlo.

En ocasiones, un nuevo sistema no beneficia a todos los usuarios, y algunos se verán perjudicados al tener que realizar tareas más complejas. Es necesario contemplar y comunicar estas circunstancias y dar una visión general de los beneficios globales que a veces tampoco resultan en el corto plazo.

Un ejemplo claro de esto es uno de los proyectos que desarrollé a lo largo de mi carrera, que implicaba la implementación de un conocido ERP alemán. Este proyecto requirió de un año de preparativos previos y un equipo de consultores externos que nos guiaban en cada módulo del sistema. Pronto descubrimos que el software distaba mucho de ser un plug-and-play y requería de infinitas personalizaciones. Delegamos muchas de las especificaciones en un grupo de key users, pero no fuimos capaces de explicar a la organización los grandes retos que nos esperaban en el lanzamiento, y los usuarios no aceptaron bien el sistema.

Es crucial contar con la participación activa de los empleados y la alta dirección. La gestión de expectativas y la comunicación efectiva durante el proceso de lanzamiento del software son fundamentales.

Lecciones clave:

1. Involucramiento de los Empleados:

Desde el inicio del proyecto, los usuarios finales deben estar involucrados. Sus opiniones y necesidades deben ser escuchadas y consideradas para garantizar que el software realmente cumpla con sus expectativas y se adapte a su forma de trabajar.

2. Compromiso de la Alta Dirección:

Sin el apoyo y compromiso de la alta dirección, cualquier esfuerzo de digitalización está destinado al fracaso. Los líderes deben ser los principales promotores del cambio, demostrando su apoyo y participando activamente en el proceso.

3. Gestión de Expectativas:

Los software no son mágicos. Es vital gestionar las expectativas desde el principio. Todos los involucrados deben tener una comprensión clara de lo que el software puede y no puede hacer. Las expectativas irreales pueden llevar a la frustración y al rechazo del nuevo sistema.

4. Comunicación Continua:

La comunicación debe ser constante y clara a lo largo de todo el proceso de implementación. Mantener a todos informados sobre el progreso, los desafíos y las soluciones ayuda a reducir la incertidumbre y a fomentar una actitud positiva hacia el cambio.

5. Capacitación y Soporte:

Proporcionar una capacitación adecuada y un soporte continuo es esencial para asegurar que los usuarios se sientan cómodos y competentes al usar el nuevo software. La curva de aprendizaje puede ser empinada, pero con el apoyo adecuado, los usuarios pueden adaptarse más rápidamente.

Una #implementación de #software exitosa no solo mejora la eficiencia y productividad de una organización, sino que también puede transformar la cultura empresarial. Sin embargo, esto solo es posible cuando se abordan tanto los desafíos tecnológicos como los organizacionales con igual importancia.

Recuerdo vívidamente el día del lanzamiento de nuestro #ERP alemán. Habíamos invertido un año entero en preparativos, trabajando codo a codo con consultores externos. A pesar de nuestros esfuerzos, no logramos comunicar a la organización los desafíos que nos esperaban. El sistema, lejos de ser un plug-and-play, requería de infinitas personalizaciones. Los usuarios finales, sin haber sido suficientemente informados y preparados, recibieron el nuevo sistema con resistencia y frustración.

Esta experiencia me enseñó que la implementación de software no es solo una cuestión técnica, sino profundamente humana. Las mejores herramientas tecnológicas fracasarán si no se gestionan adecuadamente las expectativas y se involucra a las personas desde el principio.

Espero que estas lecciones aprendidas te sean útiles en tu próxima implementación de software. La clave está en recordar que, al final del día, es la gente la que hace que el software funcione, no al revés.